Zaman Yaratmak ve Önemli Olana Odaklanma Sanatı

Son yıllarda iş yönetimi ve verimli çalışma prensiplerinde sıklıkla gündeme gelen bir konu: zaman yönetimi .

Zaman Yaratmak Öncelikli Olana Odaklanma Sanatı kitabı da zaman yönetimini konu alıyor. Bir türlü işlerinizi yetiştiremiyor ya da yaptığınız işlerden beklediğiniz sonuçları çıkaramıyorsanız birkaç tüyo ihtiyacınız olabilir.

Öncelikli olana odaklanarak zamanı doğru yönetmek ve diğerlerine zaman yaratmak benimsemeniz gereken yöntemler:

İşlerinizi önemliden önemsize doğru sıraya dizin

Bir sıraya dizilmiş işler, nereden başlayacağınızı bildiğiniz bir çalışma düzeni size zaman kazandırarak verimliliğinizi artıracaktır. Ancak bunun tam tersi bir durum verimlilik kaybının başlıca sebebi olacaktır. Bununla birlikte işlerinizi sıraya dizerken önemli olanı ilk hedefe almanız ve odağınızı en çok ona yöneltmeniz gerekir.

Bir işe her zaman kolaydan başlamak istesek de aslında en önemli ve en zor olandan başlamamız gerekir. Gün ya da belirli zaman içerisinde yapmanız gereken birçok iş ya da önemli bir projeniz bulunuyorsa en zorlu bölümleri ya da işleri öne almanızda fayda var.
Bunun amacı zihniniz ve bedeniniz yorulmaya başlamadan zorlu olanı yapabilmeniz ve zaman kazanabilmenizdir. Önemli olanı ya da zor olanı sonraya ertelemek aynı zamanda o işi yorgun ve verimsiz anlara bırakacağınız anlamına gelir. Bu da sürecin uzamasına sebep olacaktır.

Tam anlamıyla odaklanmanız gerekir

E-postalar, yazışmalar ve daha onlarca uyaran…
Hepsi kendini hatırlatır ya da biz sürekli kontrol ederiz. Bu aktif çalışma durumu olumlu görünse de üzerinde çalıştığınız bir iş- proje esnasında odağımızın bölünmesine ve karmaşaya sebep olmaktadır. Fakat zaman yönetimini ve verimli çalışmayı odaklanmadan başarmak pek mümkün değildir. Bildirimlerinizi kapatmak, önemli olana odaklanmak ve kalan zamanlarda diğerlerine göz atmak odaklanma sanatının davranış biçimidir.

Zaman tuzaklarına dikkat

Zaman tuzakları odağınızı bölen ve işinizi kesintiye uğratan faktörlerdir. Bu kavrama zaman yönetiminde sıklıkla yer verilir. Sosyal ilişkiler, kültürel ve kişisel özelliklerin sebep olduğu zaman tuzakları ise şunlar:

  • Kötü iletişim
  • Yetersiz, yeteneksiz çalışma arkadaşları ya da astlar
  • Düzensiz çalışmak
  • Birden fazla işle uğraşmak
  • Başkalarına yetki devretmeden sorumluluk vermek
  • Hatalı-teyit edilmemiş bilgi
  • İş paylaşımına ve iş bölümüne aldırış etmemek
  • Sorumluluğundan ve ölçeklerinden fazlasını üstlenmek
  • Disiplinsizlik ve hayır demesini bilmemek
  • Telefon görüşmeleri
  • Yazışmalar
  • Ziyaretçiler
  • Anlatılanları dinlememek
  • Denetimsizlik iş ortamı
  • Zaman yaratma ve odaklanma esnasında yaklaşımlar- yöntemler

    Zaman yaratma ve önemli olana odaklanma esnasında aşağıdaki yöntemleri de kullanabilirsiniz. Bu yaklaşımlar sabit olmak zorunda değildir. Gerekliliklere göre ihtiyaç duyabilir ve uygulayabilirsiniz.

    Kendini toplama-düzenleme: Teoriye göre zaman kaybının en büyük sebeplerinden biri düzensizliktir. Kişinin çalışma alanı ile birlikte kendini ve çalışma davranışlarını düzenlemesi gerekir. Nesneleri, görevleri düzenleyerek, yönetici ise astlarını düzenleyerek, sistem oluşturmalıdır.

    Savaşçı yaklaşım: Bu yöntem odaklanma sanatının temellendirmeleri ile benzerlik gösterir.
    Savaşçı yaklaşımda kişi kendine ayrılan zamanın tamamını korumaya ve üretkenliği en yüksek verimlilikte gerçekleştirmeye çabalar. Yalnız çalışmak ve soyutlanmak ister. Yani önemli olana odaklanır. Diğer faktörlerin tamamını zaman tuzağı olarak görerek bir başkasına devreder.

    Hedef Yaklaşımı: Ne istediğini, ne yapması gerektiğini bil ve başarmak için hedef al.” Bu yöntemin prensibi budur. Kısa, orta ve uzun vadeli planlama ile gerçekleştirilir ve hedef dışı olan şeylere ilgi gösterilmez. Olumlu düşünce, umut ve yüksek motivasyon hedef yaklaşımının elementleridir.

    Kendini akıntıya bırakma yaklaşımı: Uyum ve doğal ritimler eşliğinde işin akışına girme ve kendinden geçme hali olarak tanımlanmaktadır. Bu durum bir nevi zaman içinde zamandan bağımsız kalmaktır. Diğer uyaranlarla birlikte zaman kavramından da uzaklaşılarak iş-üretim kanalına tam anlamıyla geçiş sağlanır. Kişinin duyuları yalnızca ürettiği şeye açıktır ve onu içselleştirir.

    Tasarlab